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【2016就业季常见问题解答】一、毕业了,“档”归何处?

发布:朱宇 管理科 | 更新时间:2016-03-14 17:18:43 | 点击量:

  【在记忆里,笔者与档案的交集只有两次:第一次是即将小学毕业的时候,老师挨个位置给我们发牛皮文件袋,吩咐着要在上面认真写上名字,这就是将跟随我们一辈子的档案。再一次的回忆是大学毕业后,小伙伴们逐渐走上工作岗位,笔者也得到心仪单位的offer,单位可提供档案存放。于是一个烈日当空的下午,笔者从人事局接回了自己的档案。经历中考、高考,牛皮袋上满是封条的痕迹,斑驳的袋子上。再次捧着档案在手,一晃多年,笔者不禁有点感慨,轻轻说了句:“老朋友,好久不见!”】

说起和档案的故事,许多毕业生并没像笔者那样简单而纯粹。在大多数人眼里,档案犹如“鸡肋”,存着碍事,扔了可惜。也就是这种漠视的态度,引致了日后许多不必要的麻烦和尴尬。

  只有档案能证明你是谁

  档案是什么?从官方的角度是这样定义的:人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风、德才能绩、学习和工作表现等个人情况的文件材料,起着凭证、依据和参考的作用,在个人转正定级、职称申报以及开具考研等相关证明时,需要使用到,是以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。也就是说,毕业生的档案装载了个人整个学习过程的原始资料,包括:在学成绩表、党员材料、在校奖罚材料、体检表等重要资料。

  高校学生在毕业后,仍需要用到档案。譬如在考研、出国、升学的时候,就需要提供档案办理相关证明。政府部门及事业单位在招聘员工、国家公务员的审查时,也需以档案作为甄选人才的重要依据。而工作中,办理社会保险、职称评定,出示各种证明时,也需要人事档案。另外,工龄、待遇、社保受保时间等也是以个人档案的记录为依据的。如退休时需要依据档案认定个人出生时间,从而确定退休时间,需要确定个人参加工作时间,从而确定开始缴费或视同缴费的时间,以计算养老金金额等。除了养老金外,其他社会保险,如领取失业金等,也与个人档案相关。应届毕业生档案去向分几种情况:对已落实就业单位且单位有档案管理资格的毕业生,可将档案直接转移到接收单位;对已落实就业单位,单位没有档案管理资格的,可将档案转移至单位所在地的市人才服务机构或就业服务中心;对考取研究生、升入本科学校的毕业生,则可将档案直接转移到录取学校;对未就业且申请回生源地的高校毕业生,可将其档案转移回生源地所在省或地级市的高校毕业生就业主管部门;对参加项目就业的毕业生,按照相关组织实施单位的有关要求转接档案;最后,对于参加人事代理的高校毕业生,要将其档案转移到代理机构。简单概括,毕业生档案去向只有两种方式:一是由用人单位直管,如国企、统考进入的事业单位等;另一种是由人才市场管

理,包括民营企业、私营企业的职员和编外(过渡岗位)、出国、创业的人员等情况。

  可见,毕业生档案处理程序并不复杂,而许多地市人事部门都有专门咨询和办理窗口。但事实是,许多学生在毕业后仍对档案都不闻不问,阿辉就是其中一个。

“档案”安家有学问

    时间回到2011年,刚毕业的国辉几经周转终于在佛山找到了第一份工作,档案也就在这家单位存放。工作了几个月后,国辉到广州打工,和原单位解除了劳动合同。由于广州的单位不接收档案,国辉只能个人保管档案。今年他从广州回到佛山,一时没有找到合适的工作,就想先把档案放在人才市场。可人才市场表示,因为他是广东江门市户口,应该将档案放置在江门人社局,而江门人社局则说,因为国辉属于高校毕业生,按规定应在毕业两年内持报到证存档,超过两年就不能存档了。为了给档案安个家”,国辉在学校、地市人社局间来回周折,最后得到的答复是:按照当时户籍所在地存档的规定,他的报到证被转迁到江门市人社局,可是他本人并没有按照规定到江门存档,所以才造成如今的局面。现在国辉只能和江门人社局进行协商,解决此事。

  相比国辉,2010年毕业于广东白云学院的东洋是幸运的。户籍汕头的东洋曾经是“弃档族”中的一员,在他眼里有“钱途”的工作才是关键。毕业后他决定在广州建立自己的摄影工作室,负责承接婚礼摄影、婴儿摄影等单子。通过努力,东洋的生意逐渐上了轨道,他也决定和奋斗多年的女友结婚,并安家在广州。兴致冲冲地到了办理户口迁移的部门,办事人员要求他提供社保、学历鉴定等信息,东洋将已准备好的材料逐一递上。但当被要求提供档案材料的时候,东洋愣住了:“我的档案在哪里,这东西毕业后就没见到过啊?”东洋第一时间回到了学校寻求帮助。广东白云学院负责档案管理的陈老师安慰到:“一般来说档案是不会丢失的。如果学校已经将档案寄出,会有明确详细的接收单位记录,而每一次档案的存档、迁出都会有迹可循。”通过东洋提供的学籍信息,很快查到了他的档案,仍存放在家乡人事局里,东洋的心头大石也总算放下了。陈老师从事学校档案管理工作十几年,对像东洋一样的“弃档族”见惯怪。“每年都会给学生宣传各种档案的处理方式,也让辅导员通过各种渠道宣传,但还是有不少人十分茫然。”陈老师笑道,每年暑假,还有不少毕业两三个月的学生打电话过来咨询档案和报到证的相关问题。“毕业生对档案置之不理,很大一部分原因是不知道档案有什么作用。”陈老师说,很多毕业生离校时只知道要取得毕业证和学位证,没想到也要处理自己的档案。就算想起来了,也不知道档案如何去处理。还有就是,一些学校的就业指导老师认为只要将学生的档案从学校转出去,工作就算是做到位了。此外,很多企业都不具备存放档案的资格,再加上现在的绝大部分企业没有员工档案,一样可以给他们买社保,毕业生也可以顺利就业。所以大多毕业生理所当然的认为档案不重要,久而久之就成“弃档族”。陈老师建议,毕业生不管是否落实了就业单位,都可以先申请将档案挂靠在原籍的人才市场。“学校代管学生档案毕竟只有2年期限,早些把档案挂靠在家乡的人才市场,以后需要迁户口也不会遇到麻烦,就算是进了国企、考上公务员,单位发函到学生家乡的人才市场调档案就可以了。”有人认为,档案应作为历史名词,其作用将被不断弱化。事实是,在未来一段长时间里,档案将是毕业生的一份重要证明,换句话说,也就只有档案能够记录你的经历和进步。档案的作用应该得到学校和学生的肯定和重视。行政部门也应采用信息化手段,简化档案存放方式和转递手续,提高办理时效,节约办理人的时间。档案办理手续日趋简化,如果单位没有接收档案资格,毕业生可参考上述陈老师的议,及早将档案挂靠回户籍所在的人才单位,以避免日后许多不必要的麻烦。

即将毕业的你,别忘了给档案安个“家”。档案还是要有的,万一需要用到呢。